3) Құжаттарды топтастыру
Құжаттарды
топтастыру
«Құжат»
— латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі деген мағына береді. Бүгінгі
қолданыста оның негізгі мағынасы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге
деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты
ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсс туралы жазбаша куәлік
(мысалы, ескі грамоталар). (Ожегов С.И. Словарь русского языка. М., 1982, с.
153).
Кәсіпорынды
басқару — мәлімсттерді кабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау
сияқты белгілі бір дәрежедегі ақараттық. процес болып табылады. Дұрыс шешім
қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат
ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның
көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен
бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өлшеуді талап етеді, оның маңызды,
жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінугн ыңғайлы
күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс.
Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес,
сондай-ақ оның ықшамдылығымен, Көрнекілігімен және қолайлылығымен
айқындалады.
Сондықтан
құжаттар тікслсй қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық
жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің
табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар
хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы корғалатын істі
белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар
жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде,
оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б.
қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер,
ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар
арасындағы қатынастар үшін қызмет етді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды
күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық
дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешудн қандай бір фактінің
негізгі дәлелі етінде қызмет етеді.
Кәсіпорынның
не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив
қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы
тиіс.
Құжат
толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және
қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті
белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті
бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы
кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат
жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады.
«Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары
айқындалған (17, 109)1 Құжаттарды топтастыру — оларды ұқсастықтары мен
айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.
Белгілеу
тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалык, акустикалық (фото, кино-, бейне
құжаттар) болып бөлінеді.
Мазмұнына
карай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып
бөлінеді.
Атауына
қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар,
жарғылар, арыздар, хаттар т.б.
Түріне
карай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып
бөлінеді.
Толтыру
орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып
бөлінеді.
Орындалу
мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді. Шығу тегіне
карай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып
бөлінеді.
Жариялылық
дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия
болып бөлінеді.
Заңдылық
күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.
Жасалу
сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді.
Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка —
құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда берілетін
екінші нұсқасы болып бөлшеді.
Сақталу
мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10жылдан жоғары тұрақты
мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын Л ГОСТ 6.10.1-88
бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшелігіне карай «Құжат толтырудың
бірыңғай жүйесі. Негізгі ережелер» (А. 1992) белгіленген. Осы мемлекеттік
стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар: жоспарлы,
есептік-санактық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай
есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материаддық-техникалық
жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, құрылыс
жобасы, өнертапқыштық және жаңалыктар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздаңдыру
бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша, транспорт жүйесін жедел
жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету
бойынша.
Ұйым
өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай
табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу
техникалық құралдары арқылы жасалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару
кызметі салалық бөлімдсрдің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады.
Қағаз санының шектен тыс көптігінен оларды жасауға көп күнгі, уақыт етеді. Мұның
өзі тікелей іске, ауызша түрдегі жеке қарым-қатынасқа кедергі
келтіреді.
Құжаттардың
қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты
жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл
бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді
жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға
қояды.
Әрі
қарай біз фирманы құру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару және хат
жазысу туралы айтамыз.
Құжаттарды
топтастыру кезінде ведомствалық мұрағат паспортындағы қор жинағы және оның тобы
болады.Тәжірибе бойынша құжаттарды топтастыру қорымен жинағының атын қорландыру
дейді.Қорландырудың өзі анықтауыш хронологиялық тәуелділік қор құжатын және
қорды қалыптастыру.Құжаттардың жиының мекеме және кәсіпорын,ешнәрсеге тәуелді
емес,заңды тұлға болама әлде жоқпа,олардың құжаттану қорын құрайды.Мекеме
қор құжат бөлімі саясаты бар,халықшаруашылығы ғылыми ,әлеуметтік мәдениет немесе
тарихи білім,мұрағаттың қорын құрайды және мемлекеттік сақтау мұрағатына тиісті:
мекемедегі қор құжатының қор процесін қор құрастырушысы дейді де сауатты деп те
атайды.Мұрағат қор түрі мынадай: мекеме қоры және жиыны.Мекемедегі мұрағатты
құжаттану қоры деп атайды,ол құжаттарды құрайды және бір ұйымдастыру мекемесінен
тұрады.Жиын былай аталады:барлық бөлек құжаттар мөлшерін бір немесе бірнеше
белгіден (теметикалық,авторлық,хронологиялық және т.б),Ведомствалық мұрағат
— қор мұрағатын ұйымдастыру мүмкін, ол құжаттарды құрайды және тарихи
немесе логикалық байланыста болады.
Ведомствалық
мұрағат паспортындағы жұмысты қорландыру құжатымен немесе тандаулы құжаттарды
іске асыру бойынша мемлекеттік мұрағатқа алып береді.
Тәуеді
құжат қорын анықтау және қордың құрылуы.Қорды анықтау кезінде ол келесі құжатқа
тәуелді.
§
Кірген
құжат мекеме қорына жатады,келіп түскен оларды қорландырады,деректеме
тәуелділігін анықтау бойынша мөрі тіркеледі,ұсталған құжаттар мекеме
функционалдық сұрақтар.
§
Мекемедегі
шыққан құжаттың көшірмесі қорға жатады,әрқайсысы құжат авторынан тұрады,анықтау
тізімі бойынша қорға тәуелді іс қағаздар қиымен құжаттар.
§
Ішкі
құжаттар қоғам мекемесінін қорына жатады.Құжатта анықтамасы аты көрсетіледі және
автордың қолы.
§
Мекемедегі
құжаттардың қоғамдағы мекеме (кәсіподақ ДОСААФ Қоғамдық Қызыл Крест және Қызыл
жарты ай және т.б) бір қорды құрайды.
§
Іс
өндіруді мекемедегі екі істі алдынғы мекемедегі негізгі қорын құрайды.Олардың іс
қағаздары аяқталған.Ұйымның жабылу қор негізін іске қосады және ұйымда
аяқталмаған іс қағаздардан басқа функционалдық алып беру ұйымнвың жабу кезіндегі
аяқталмаған іс қағаздар.Мекемедегі қабылдаушы қор негізі.
§
Жеке
ісі егер олар бір ұйымға байланыс арқылы берілсе мекеме қоры қосылып
алынады.
Бір
және сол қор ұйымға мына құжаттарды құрайды:оған дейін және одан кейіңгі
теориялық өзгеріс болған жағдайда құрылымы,штаты,мөрі және т.б жатады.Оған
дейінгі және одан кейіңгі толық және уақытша өзгеру нәтижесін оның құрмет атымен
және асыл таспен мараппатталады,бір немесе бірнеше
аудандарда
Әр
түрлі қор мынандай материралдарды құрайды:министр одағы,комитет басты
анықтамасы,республикалық министрі;
Республикалық
министр комитеті және министрлік одақ базасы;Мемлекеттік өкіметі орталық мүшесі
республикалық автономиялық және мемлекеттік анықтама одағы.Қорда негізгі
топтастыру есеп құжаты,ведомсвалық мұрағатқа жазылады.Әр қорға жиынға түскен
ведомсвалық мұрағаттқа аты және нөмері жазылады.Құжат құрамы мен мекеменің
ұйымдастырушылық құрылымын есепке ала жүйелеу схемасы,қор құрушының құрылымын
оның қызметін әркетіндегі маңызды мәселелерін,құжат түрлері мен көп қырлылығын
көрсетеді.Бұл схема бойынша құжаттар мынадай классификациялық белгілеріне сай
топтастырылады:
1)
құрылымдық (барлық құрылымдық бөлімшелер бойынша)
2)
хронологиялық (құжат мерзімі немесе күні бойынша )
3)
Функционалды,салалық,тематикалық,мәндік,сауалдық құжатта сақтаған мәселе
бойынша
4)
Номиналды (істермен құжатар түрі бойынша)
5)
Кореспонденттік (қор құрушы мен келісімен мекеме және тұлға
бойынша)
6)
Географиялық (құжат мазмұны авторы немесе кореспонденттігіне қатысты
географиялық түсініктер бойынша)
7)
Авторлық (мекеме атауы немесе құжат авторы бойынша)
Бір
белгісі бойынша құжаттарды топтастыру жүрмейді.Істерді жүйелеу кезінде бір
мезгілде белгілер қатары қолданылады. Мысалы:Құрылымдық немесе хорнологиялық
белгілерді есепаке алу жүйелеу схемасының 2 нұсқасын :
1)хронологиялық-құрылымдық
2)құрылымдық-хорнологиялық
жасауға мүмкіндік береді.
Мекеме
қорында істерді ұйымдастыруды және құрылымын жие өзгертіп,мекемеде
қолданылады.Мұндағы құжаттар алдымен құрылған жылы бойынша одан кейін
құрылымы бойынша жүйеленеді.Жүйелеу схемасын бұл нұсқалардағы істер алдымен
құрылымы сосың жылы бойынша жүйеленеді.Жие құрылымын өзгертуі ұйым қорына
хронологиялық-функкционалды немесе функнционалды-хронологиялық жүйелеу схемасы
қолданылады.Көбіне ұйым құжатта аз немесе көлемі жағынан шағын қорларды
қолданылады.Хронологиялық номиналды немесе номиналды хронологиялық жүйелеу
схемасы.Біріккен мұрағат қоры шеңберіндегі мұрағаттық қорлар мазмұны өндірістік
кәсіпорны жеке кәсіпорны бірлестік құрамындағылар олардың
филиалы.
Құжаттарды
топтастыру кезінде хронологиялық,тиматикалық және тиматикалық хронологиялық
басқа авторлық,номиналды,топ ішіндегі құжаттар,алфавит,тақырып белгілері
қолданылуы мүмкін