1) «Құжат және оның қызметі. Құжаттау тәсілдері»

І Бөлім: «Құжат және оның қызметі. Құжаттау тәсілдері»

Іс жүргізуді жүзеге асыру және сұлбалар құрастыру

Құжат (лат. documentum – куәлік, дәлелдеу) –

· 1) техникада – құрал-жабдықтың қысқаша сипаттамасы берілген техникалық төлқұжат. Құжатта құрал-жабдықтың белгісі, оның негізгі параметрлері көрсетіледі. Пішініне байланысты Құжат мәтіндік (кітаптар, қолжазбалар, т.б.), графиктік немесе кескіндемелік (сызбалар, сұлбалар, карталар, т.б.), аудио (грампластинка, т.б.), аудиовизуалдық (кинотаспалар), т.б. болып ажыратылады. Құжаттың мазмұны мен көлемі пайдаланылатын құрал-жабдықтың тегіне (арнаулы немесе әмбебап) байланысты жасалады. Құжат тұтынушыларға құрал-жабдықпен бірге беріледі. Технологияны жетілдіру және еңбек өнімділігін арттыру жөніндегі шаралар Құжаттағы мәліметтерді, нұсқауларды дұрыс қолдануды талап етеді;

· 2) компьютерде – қолданбалы бағдарламалар көмегімен пернелер арқылы енгізілген тілшелерді пайдаланып құрастырылған немесе дискіде сақталып тұрған, бұрын даярланған ақпараты бар, кез келген материалдық нысан. Қазіргі компьютерлер мен олардың желілерінде пайдаланылатын ақпараттардың ішкі мазмұнына байланысты мәтіндік, график., дыбыстық, бейнелік Құжаттар (word-құжаттар) болады. Интернет желісінде гипермәтіндік (web-құжат) Қ. кең тараған. Оның ішінде басқа Құжатқа сілтеме түрінде ерекшеленіп тұрған түйінді сөздер орналасады. Сол сөзді “тышқан қолтетігімен” қозғағанда экранда жаңа Құжат ашылады. Сілтеме сөздер көмегімен гипербайланыс жүзеге асырылып, интернетте орналасқан миллиондаған ақпараттарды кез келген тұтынушы іздеп тауып ала алады. Гипермәтіндік Құжаттар HTML (Hyper Text Markup Language) тілінде – мәтіндерді арнайы белгілеу тілінде жазылады. Интернеттегі осы HTML тілі элементтерін құрайтын ақпараттар: сілтемелер, тізімдер, суреттер, тақырыптар гипермәтіндік Құжаттардың негізгі бөлігі болып табылады;

· 3) заңда фактілер туралы мәліметтер, жазулар, рәміздер, таңбалар, суреттер арқылы тиянақталған ақпаратты материалдық нысан. Мазмұнына қарай ғылыми-техникалық (мақалалар, кітаптар, патенттер, сызбалар, т.б.), құқықтық (қаулылар, жарлықтар, шарттар, т.б.), басқарушылық (бұйрықтар, директивалар) Құжаттарға бөлінеді.

· 4) социологияда – фактілер туралы мәліметтер; эмпирик. мағлұмат жинауда қолданылатын ақпарат көзі. Құжат айналымы көптеген мекемелер мен әлеум. топтар арасындағы қарым-қатынас процестерінің сипатын айқындап, әлеум. процестердің нақтылы жай-күйі мен өзгерістерін көрсетеді.

Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.

Адам өмірі құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат- туу туралы куәлік жазады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі-орта білім туралы аттестатпен расталады. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келімісін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.

Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады. Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын, ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.

Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекетік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру. Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту. Іс қағаздарын жургізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияақты ғылым салалармен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету. Құжат - іс жүргізудің материалдық объектісі.

“Ақпарат” және “құжат” ұғымдары деген не? Осы сұраққа жауап беру үшін құжаттың ақпаратпен байланысын білуіміз қажет. Ақпарат – құжаттың ең маңызды жүйесі ретінде. Ақпараттық құжаттарға қазіргі кезде резюме, хабарлама немесе жазбаша ескерту, жұмысқа қабылдау туралы немесе жұмыстан шығару туралы бұйрық, өтініш оның ішінде талап арыз жатады.

Құжат латын тілінде куәлік, дәлелдеудің тәсілі деген ұғымды білдіреді.Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1. қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты, мысалы, жол жүруге растайтын іс қағазы

2. жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат, яғни төлқұжат

3. бір нәрсе туралы жазбаша куәлік, мысалы ескі грамоталар

Кез келген ұйым, мекеме, кәсіпорын, адам іс әрекеттерінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады. Құжат болған іс әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе бейнелейді. «Құжат: құжатталған ақпарат: Ақпараттың дәлме дәлдігін растайтын материалдың жеткізушіде жазылған ақпарат» құжаттарда ақпараттар әр түрлі әдістермен жазылып берілуі мүмкін: жазбаша, фото, сурет сызу түрінде, дыбысты түрде жазу көмегі арқылы. Құжаттың атқаратың функциялары:

· ақпараттық функция;

· ақпараттарды белгілі қалыпқашықтарға тасымалдау;

· ақпараттарды жинақтау, сақтау;

· ақпараттарды дәлелдеу, есебін жүргізу;

Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен қамтамасыз етіледі. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымның өкілеттік құзырына, мәселелерді шешудің тәртібіне жеке , дара, өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылы шешу қағидаларына, басқа ұйымдармен байланыс көлеміне және олардың сипатына қарай анықталады.

Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында жасалады. Олар:

Ұйымдастырушылық- құқықтық – жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелері және басқалар

Өкімдік- қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар

Анықтамалы – ақпараттық – актілер, шарттар, баяндау және түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар , мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар

жоспарлы – есепті- жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспалар мен есептер

қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар.

Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерінің мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.

Бірінші – бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс-әрекеттері бойынша жалпы сұрақтар барысында туындайтын құжаттар. Бұл құжаттар ұйымның барлық құрлымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.

Екінші – ол басқару функциялары бойынша құжаттар.

Бұл құжаттар қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т.б. функциональды бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.

Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілер бойынша класталады.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Техникалық орындаушылардын бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және беруілін қамтамыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.

Құжат басқарма іс әрекеттерінің барлық түрдегі нысандарымен тығыз байланыста, себебі ол басқарма жұмысын ақпараттармен қамтамасыздандырады. Бір ғана актінің құжаттарды ол – бөлек бір құжат. Ал ұйым, кәсіпорын, мекемелердің қызметтік іс әрекеттері құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді, яғни олар қандай жағдайда өзара байланысты және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін құрайды.Мемлекеттік стандарт «Бір ізге түсірілген құжаттама жүйесі. Негізгі ережелер». Бұл стандарт белгілі бір құзметтік іс ерекеттер саласында қолданылатын, өзара байланысты құжаттар жиынтығының құжатталу жүйесін анықтайды. Құжаттау жүйенің мақсаты:

· құжаттау мен құжаттамаларды басқару процессін жетілдеру, басқару еңбегінің сапасын арттыру және Қазақстан Республикасының кәсіпорындарында, мекемелері мен ұйымдарында құжаттармен жұмыс істеу бірыңғай көзқарасты қалыптастыру.

Барлық хат – хабар жарғының және іс қағаздарын жүргізу туралы

нұсқаулықтың талаптарын ескере отыра өздері әзірлеген субъектінің

фирмалық бланкілерінде ресімделеді.

Бланк дегеніміз А4 пен А5 форматта әзірленген заңды тұлғаның –

құжат шығаратын автордың аты жазылған таза қағаз. Әрбір субъект

бланкінің екі түрін дайындайды: хаттар үшін және басқа құжаттар үшін

Арасындағы айырмашылық: хаттарда:

1. байланыс кәсіпорнының индексі

2. телеграфтың мекен – жайы

3. сілтеме

Ал басқа құжаттарға арналған бланкілерде құжат түрінің атауы, жасау

немесе шығару орны жазылуға орын қалдырылады. Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін жіктегіш құрастырылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі – құжат жасау болып табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.

Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнамаға, оны шығарған органның құзыретіне, ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.

Басқару құжаттары мекеме құжаттарының негізін құрайды және ісқағаздарын жүргізудің нысаны болып табылады.

Құжаттау дегеніміз кез- келген мекеменің қызметін, әрекететін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру .Бұған дайын құжаттармен да жұмыста, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сондайақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жқмыс істеу, орындалун бақалау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Прзентация

Бекіту тапсырмалары