12) II. Құжаттамалар жүйелері. Құжаттаманы басқару
II.
Құжаттамалар жүйелері. Құжаттаманы басқару
Еңбек
қатынастары бойынша құжаттардың жалпы сипаттамасы
Басқару қызметінің құжаттары
Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар
дайындаудан басталады. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға: жарғы, ереже, штаттық кесте,
жұмыс тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т.б. жатады.
Ұйымдық-құқықтық
құжаттардың басты мақсаты – ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен
құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау тәртібін,
кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау.
Ұйымдық-құқықтық
құжаттарды қолданысқа енгізу құжаттарды тиісті басшы (жоғары тұрған органның
басшысы немесе құжаттың санатына байланысты құрылымдық бөлімшенің басшысы)
бекіткеннен кейін іске асырылады.
Ұйымдық-құқықтық құжаттардың қолданылу
мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін жойғанға дейін (ескіргенінің
орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін сақтайды. Тәжірибе көрсеткендей,
әдетте кәсіпорын қалыпты жұмыс істеген жағдайда ұйымдық-құқықтық құжаттар
шамамен төрт-бес жылда бір рет қайта жасалады не өзгеріске ұшырайды.
Ұйымдық-құқықтық құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын
басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады.
Іскерлік қызметтегі ең бір тиімді
құрылым – жауапкершілігі шектеулі серіктестік (мұнан былай – ЖШС) екенін өмір
көрсетіп отыр.
Ол жұмыс істей бастағаннан-ақ үлкен көлемдегі ұйымдық-өкімдік,
қаржылық және басқа да іскерлік құжаттардың легін қабылдау, қарау, жөнелту,
бақылау және сақтау қажеттілігі пайда болады. ЖШС жетекшісі осындай құжаттар
легіне әлдебір себептермен жете көңіл бөлмеген жағдайда, ол қағаздың астында
қалады . Нәтижесінде оның іскер әріптестері өздері күткен құжатты дер кезінде
ала алмай, жүйкелерін жұқартса, оның өзі қай құжатты кімге және қашан орындауға
тапсырғанын есіне түсіргісі келіп қиналады.
Мұндай жағдайға түспес үшін ЖШС
жетекшісі іс қағаздарын жүргізуді тиянақты ұйымдастыруы керек. Енді осы жұмысты
қалай тиімді шешуге болатынына тоқталайық.
Әрбір ЖШС-де болуы тиіс құжаттарды
шартты түрде мынадай топтарға бөлуге болады:
1. Құрылтайшылық және құқық
белгілеуші құжаттар:
Құрылтай шарты және жарғы; Мемлекеттік тіркеу туралы
куәлік; Статистикалық карта; Салық төлеушінің куәлігі; Жер теліміне меншік құқы
немесе жалға алу жағдайындағы жерді уақытша пайдалану құқы туралы куәлік;
Жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны жөніндегі
шарт туралы куәлік; Лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық қызмет түрлерін
іске асыру құқына лицензия.
2. Ұйымдастырушылық құжаттар:
ЖШС-тің
құрылымы және штат кестесі; ЖШС-тің басшыларының (егер олар бірнешеу болса)
қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін бөлу туралы бұйрық; Ұжымдық шарт; ЖШС-тің
құрылымдық бөлімшелері, қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы
ереже; ЖШС қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы;
Ішкі айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.).
3. Басқару қызметінің құжаттары:
ЖШС-те өткен жалпы жиналыстардың
хаттамалары; ЖШС-тің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау кеңесі,
тексеру комиссиясы) хаттамалары; Шаруашылық-қаржылық қызметінің негізгі
мәселелері бойынша ЖШС жетекшісінің бұйрықтары; Мемлекеттік органдардың ЖШС
қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық актілері.
4.
Бухгалтерияның қаржылық және есеп беру құжаттары.
5. ЖШС қызметінің
мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және мемлекеттік емес құрылымдармен
арадағы қатынас қағаздары.
6. Кадрлық құжаттар:
Қызметкерлермен жеке еңбек
шарттары; Қызметкерлердің жеке істері (жеке карточкалары); Жеке құрам және
кадрлар бойынша бұйрықтар; Қызметкерлердің еңбек кітапшалары; Еңбек дауларын,
қызметкерлердің шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу
және өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар
(материалдар).
7. Еңбек шарты бойынша құжаттар:
Шаруашылық шарттары
(келісімдері) және іскер әріптестермен солар бойынша хат жазысулар; Сот
органдарына жазылған талап арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың
орындалуы бойынша хат жазысулар; Еңбек шартына қатысты нормативтік актілер.
8. Өндірістік-шаруашылық қызметін жоспарлау бойынша құжаттар:
күнтізбелік
мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы
анықтамалар; өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша
өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары).
9. Мемлекеттік
қадағалау және бақылау органдарының ЖШС-тің қызметін тексеру құжаттары мен осы
мәселелер бойынша хат жазысулар.
10. Анықтамалық-ақпараттық
құжаттар.
Мұндай құжаттарды жүйелеу (әрине, ол ЖШС-тің жарғылық қызметінің
ерекшеліктерін ескере отырып реттеліп отырады) ЖШС жетекшісінің бұйрығымен
номенклатура түрінде ресімделіп, әр іске тиісті есеп (индекстеу) нөмірі берілуі
тиіс.
Номенклатуралық істі қалыптастыру барысында ЖШС жетекшісі оның мынадай
талаптарға жауап беруі керектігін ескеруі қажет:
1) ЖШС қызметі барысында
жинақталатын құжаттар легін түгел қамтуы;
2) номенклатуралық істің
тақырыбы ондағы құжаттардың мазмұнын қысқа, дәл және анық көрсетуі жөн;
3)
істегі құжаттарды нөмірлеу олардың маңызы және өзара байланысы бойынша
жүргізіледі. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттар орналастырылады. Мұндайда
жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары ұйымның бұйрықтарының алдында
тұрады. Мұнан ары қарай жоспарлы және есептік құжаттар ретімен келеді. Бұл
жөнінде кітаптың тиісті бөлігінде толығырақ баяндалады.
Номенклатуралық істер
ашылған күннен бастап ұйымның мұрағатына жіберілгенше немесе жойылғанша ЖШС-тің
құрылымдық бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда)
сақталады.
Тұрақты сақталуда тұрған құжаттарды істен алуға және беруге тыйым
салынады. Мұндайға тек қана сот және тергеу орындары талап еткенде рұқсат
беріледі. Солай етілген күнде құжаттардың расталған көшірмесі және алыну
себептері туралы акт іске тігілуі керек. Номенклатуралық істерді ЖШС ғимаратынан
алып шығуға ерекше жағдайларда бірінші басшы рұқсат береді.
Іс қағаздарын
жүргізу үшін ЖШС жетекшісі құжаттар легіне орай құжаттамалық қызмет (кеңсе)
ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды. Ал оның негізгі міндеттері
мынадай болуы тиіс:
почтаны (хат-хабар) алу (соның ішінде жеткізіліп берілген
қағаздар да бар) және оларды арнайы журналда тіркеу; тіркелген құжаттарды қарау
үшін ЖШС басшыларына (өкілеттеріне орай) тапсыру; қаралған құжаттарды
басшылардан алып, оларды басшының нұсқауына орай нақты орындаушыларына қол
қойдырып тапсыру; ЖШС-те дайындалған құжаттарды почта арқылы немесе басқадай
жолдармен (қолма-қол тапсыру, факс және т.б.) тиісті жерлерге жөнелту;
Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару; Орындалу мерзімі біткен құжаттар туралы
ЖШС басшысын хабардар ету; ЖШС басшысының тапсыруы және қызметкерлердің сұрауы
бойынша құжаттарды көбейту; Құжаттардың қозғалысы бойынша мүдделі адамдарға
анықтама беру; ЖШС басшыларының тапсырмалары бойынша құжаттар мәтінін
компьютерде теру; Қолданыстағы нормативтік актілерге сәйкес номенклатуралық
істерді сақтау, ұйымның мұрағатына өткізу немесе жою; ЖШС-тің ішкі айналымдағы
құжаттарын құрылымдық бөлімшілерге уақытында жөнелтіп отыру; ЖШС басшыларының
тапсырмалары бойынша басқа да қосымша техникалық жұмыстарды орындау.
Құжаттық қызметті (кеңсе) ұйымдастырып, оның құқықтары мен міндеттерін
тізімдеген тиісті ережені жасаған соң мына мәселелерді ЖШС-тің бірінші
басшысының бұйрығымен бекіту керек:
1) фирма басшылары арасында лауазымдық
міндеттерді (өкілеттіктерді) бөлісу;
2) ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелері,
филиалдары және өкілеттіктері туралы ереже мен қызметкерлер үшін лауазымдық
нұсқаулықтар (міндеттер);
3) ЖШС-те іс қағазын жүргізу жөніндегі
нұсқаулық;
4) шаруашылық шарттарын дайындау, бекіту және олардың орындалуын
бақылау тәртіптері;
5) ЖШС-тегі еңбек тәртібі (жұмыс күні режимі)
ережелері;
6) еңбекақы және сыйақы төлеу, сондай-ақ, ақшалай несие және
жәрдемақы беру тәртібі туралы;
7) еңбекті қорғау, техника қауіпсіздігі және
өндірістік санитария туралы тәртіптер;
8) коммерциялық құпияны құрайтын
мәліметтер тізімі.
Кез келген ЖШС-тің құжаттарында жариялай бермейтін
көптеген ақпараттар бар, сондықтан құжаттардың дұрыс айналымы мен сақталуы
мәселелеріне жауапкершілікпен қарау керек.
Кәсіпорын қызметінде барынша кең
тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға мыналар жатады:
● ұйымның жарғысы;
●
штаттық кесте;
● ішкі еңбек тәртібі;
● лауазымдық нұсқаулық.
Енді осы
құжат түрлеріне жекелеп тоқталып өтелік.
Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету жəне құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мəселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады. Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе əр түрлі технологиялар арқылы алынған сəтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады. Құжат айналымы мынадай талаптарға сəйкес болуы керек: 1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс); 2) құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сəйкес нақты бөлінуі; 3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, əр операцияның бір реттен ғана орындалуы; Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады: 1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар; 2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар; 3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.). Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс жəне ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім аралығында əзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі. Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық жəне есептеу техникаларына қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді жəне оңтайлы жүйесін таңдауда бастапқы негіз болып табылады. 170 Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы
Бұл
құжатта көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді түсіндіру туралы ұйымға
жолданатын жазбаша сұраулардың кері ағынын тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды; 2)
құжаттың дер кезінде орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді,
түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс
қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді; 3) түпкілікті емес жəне екінші
кезектегі мəселелерді жедел түрде шешіп отыру есебінен құжаттар санын азайту; 4)
іскерлік қажеттіліктерден тыс жасалатын бастамалық ішкі құжаттар мен сыртқа
шығатын сондай құжаттар санын азайту; 5) құжаттарды өткізудің айқын жолға
қойылған технологиясы; 6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау; 7)
құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін анықтау; 8) қағаз
негіздегі құжаттар мен сол құжаттар бойынша электрондық нұсқалардың айналымда
қатар жүруін болдырмау; 9) құжаттар көшірмелерінің физикалық көлемін кішірейту.
Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет: 1) мəліметтерді
компьютерлік өңдеудің бағдарламалық жəне техникалық құралдарын, электрондық
құжат үлгілері мен электрондық почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін
қолдану; 2) электрондық цифрлық қолтаңбасы бар электрондық құжат пен лауазымды
тұлғаның қолы қойылған қағаз негіздегі құжаттың заңдық күші бір екенін мойындау;
3) электрондық цифрлық қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық жүйеде сол
қолтаңбаның сəйкестігін анықтауды қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық
құралдар болғанда ғана мойындау; 4) құжатты жүйеге ендіргеннен бастап іске
салғанша үзіліссіз жұмыс істейтін технологияның болуы. Кез келген ұйымның жұмысы
іс құжаттары нысанында ұсынылған басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда
кəсіпорын қаншалықты ірі болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы
мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан 171 бастап орындалу
аяқталғанға немесе кəсіпорыннан тысқа жөнелткенге дейінгі қозғалысы құжат
айналымы деп аталады. Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны
түрінде іске асады: 1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар
арасында (кəсіпорынның немесе бөлімшелердің басшылары, мамандар жəне білікті
қызметкерлер) жəне 2) кəсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін
адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі,
мұрағат). Құжаттар қандай кезеңдерден өтетініне қарай құжат айналымының үш
негізгі ақпарат ағынын бөлеміз: 1. Ұйымға келіп түскен құжаттардың құжат ағыны
(хат, шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық өкім, нұсқаулықтар т.б.).
Басшының хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп түскен құжаттардың көпшілік бөлігі
басшының атына (сараптау бағасы бойынша кəсіпорынға келетін бүкіл құжаттың 85-90
пайызы), ал 10-15 пайызы басшының орынбасарының атына, құрылымдық бөлімшелер
басшыларына жəне нақты орындаушыларға келеді. 2. Ішкі құжаттардың құжат ағыны,
яғни ұйымның ішінде жасалып, бір бөлімшеден басқасына берілетін құжаттар
(бұйрықтар, өкімдер, басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар жəне т.б.). 3.
Жіберілетін құжаттардың құжат ағыны – сыртқы əлемге жіберілетін ақпарат (хаттар
жəне хаттарға жауаптар, шарттар, есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері
т.б.). Кəсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың қозғалу
барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету.
Басқару шешімдерінің дер кезінде жəне дұрыс қабылдануының өзі оның қозғалысының
нақтылығына байланысты. Бұл міндет құжат айналымының көп жылдық тəжірибесі жəне
құжат айналымы жүйесінің нормативтік құжаттарда белгіленген стандарттары
негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай
мемлекеттік жүйесі деп аталады. Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі
кəсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді жəне құжаттармен жұмыс жүргізуді
ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының
сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа бөлінеді: мамандар жəне
техникалық орындаушылар. Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі,
редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі жəне т.б. Техникалық
орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер,
экспедиторлар, курьерлер жəне т.б. Кəсіпорын кеңсесі мынадай негізгі
функцияларды орындайды: 1) құжаттарды қабылдау жəне тіркеу (есепке алу); 2)
құжаттарды бөлу жəне оларды орындаушыларға жеткізу; 172 3) жіберілетін
құжаттарды ресімдеу жəне жөнелту; 4) құжаттарды стенографиялау жəне басып
шығару; 5) құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау; 6) істерді қалыптастыру
жəне оларды мұрағатқа тапсыру; 7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру
жəне пайдалануды қамтамасыз ету. Хатшының міндеттері Шағын жəне орташа
кəсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру салмағы негізінен кəсіпорын басшысы
хатшысының немесе бөлімше басшысы хатшысының мойнына түседі. Алайда хатшының
міндеті мұнымен ғана шектеліп қалмайды. Хатшылық жұмыс бір жұмыс түрінен
басқасына жылдам көшуді талап етеді. Хатшының маңызды функциясы – басшыға
барынша көмек көрсету жəне оның уақытын үнемдеу. Бұл міндеттер мынадай
жұмыстардың атқарылуын көздейді: 1) Құжаттармен жұмыс жүргізу. Бұл қызмет түріне
бүкіл іс қағаздарын жүргізуге байланысты жұмыстар: құжаттарды ресімдеу,
құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге жөнелту, құжаттардың орындалу мерзімін
бақылау, басшының қол қоюына құжаттар қабылдау жəне олардың дұрыс ресімделуін
бақылау, орындалған құжаттарды сақтауды ұйымдастыру кіреді. 2) Байланыс
құралдарымен жұмыс істеу. Телефонмен келіссөздер жүргізу (басшы жұмыс орнында
болмаған кезде хатшы телефон шалған адамның аты-жөні мен телефонын,
мүмкіндігінше оны қызықтырған сұрақты жазып алады), факс қабылдау-жөнелту,
электронды почта бойынша хабарлар қабылдау-жөнелту. Хатшы өзі пайдаланып отырған
байланыс құралдарының жарамды жағдайда болуына да міндетті, олар істен шықса
дереу жөндеу қызметін шақырып, оңдатуы керек. 3) Келушілермен жұмыс жүргізу.
Бұған хатшыға жүгінген кəсіпорын қызметкерлерінқабылдау жəне көмек беру, сол
секілді іссапарға жіберілген қызметкерлерге көмек көрсету (тиісті бөлімшеге
жіберу, қонақүйге орналасуын қамтамасыз ету) кіреді. 4) Жиналысты дайындау жəне
өткізу. Хатшы жиналысқа шақырылғандарды басшының тапсырмасымен таныстыруы керек,
қатысушылардың тізімін жасауы, басшының баяндамасын ресімдеу керек. Жиналыс
өткізу кезінде хатшы хаттама жүргізеді. 5) Шаруашылық сипаттағы жұмыстар.
Хатшының міндетіне шаруашылық сипатындағы да жұмыстар кіреді. Бұл басшы
кабинетінің жинастырылу жай-күйі, барлық техникалық құрал-жабдықтардың жарамды
болуы, т.б. басшы кабинетін қажетті кеңсе құралдарымен жабдықтау. Хатшыға
қойылатын жалпы біліктілік талаптары мынадай: 173 1. Кəсіпқойлық, біліктілік
жəне жұмыс стажы. 2. Сенімділік, орындаушылық, жоғары жұмыс қабілеттілігі. 3.
Тіл табысқыштық, дауласудан тартыну қабілеті. 4. Тартымдылық, сырбаздық,
денсаулығы мықты болу, теріс қылықтарының болмауы. 5. Мəліметтердің құпиялылығын
сақтай білуі. Кəсіби дағдыларына мыналар жатады: 1. Компьютерде жұмыс істей алу.
2. Шет тілін жақсы меңгеруі. 3. Іс қағаздарын жүргізе алу. 4. Адамдармен жылдам
тіл табыса алу. 5. Басшының тапсырмаларын жоспарлай жəне ұйымдастыра білуі. 5.2.
Құжаттарды тіркеу жəне есепке алу Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды
қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы
орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген
белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек
конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық түскен құжаттар тіркелетін
жəне тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады. Құжаттарды тіркеу – құжатқа
бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) бере отырып жəне ол туралы тіркеу
журналына мəліметтер жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.
Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға мыналарды жатқызады: 1.
Жарнама материалдары. 2. Жиналыстар, конференциялар туралды хабарламалар жəне
олардың бағдарламалары. 3. Прейскуранттар. 4. Баспа басылымдары (кітаптар,
журналдар, газеттер). 5. Телеграммалар. 6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер. 7.
Құттықтау хаттары жəне шақыру билеттері. 8. Бухгалтерлік құжаттар. 9. Танысу
үшін көшірмесі жіберілген хаттар. Құжаттарды тіркеу кезінде кəсіпорында мынадай
ереже сақталуы тиіс: 1) əрбір құжат бір рет қана тіркеледі; 2) барлық құжат бір
жерде тіркеледі; 3) барлық құжат кəсіпорында қабылданған бірыңғай нысан бойынша
тіркеледі. Құжаттың тіркеу нөмірі, əдетте, мынадай бөліктерден тұрады: 174 1)
ұйымның министрліктегі немеес ведомостводағы шифры; 2) құжат немесе оның көшірме
данасы тігілетін іс папкасының нөмірі; 3) құжаттың тіркеу журналындағы реттік
нөмірі. 5.2.1. Тіркеу нысандары Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу
формаларын бекіткен: 1) журналдық; 2) карточкалық; 3) автоматтандырылған
ақпараттық жүйедегі мəліметтер базасы. Тіркеу-есепке алу формаларының журналдық
нұсқасын жылдық құжат айналымы 500-600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады.
Журналдың барлық парақтарына оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмір қойылып, түбі
айрықша берік жіппен тігіледі. Жіптің ұштары нөмірленген соңғы парақтың теріс
бетінен шығарылады. Шаршы қағаз қиындысын пайдалана отырып жіптің ұштары
клейленеді де, оған ұйым мөрі басылып куəландырылады. Мөр шеті шаршы қағаз
қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс. Шаршы қағаз қиындысының көлемі ұйым мөрі
диаметрінен үлкен болуы шарт. Сол бетке куəлікжазба түсіріледі. Мысалы: Бұл
журналда 85 (сексен бес) парақ бар; олар нөмірленіп, шнурланып, мөрмен
бекітілген. Лауазым _________________ Қолының толық атауы (жеке қолы) жазылуы
Журнал толтырылған соң куəлік-жазбаның төменгі жағына тіркеуге алынған құжат
саны туралы белгі соғылады. Мысалы: Бұл журналда 1-нөмірден 438-нөмірге дейін
436 (төрт жүз отыз алты) құжат тіркеуге алынған. 56 жəне 94-нөмірлер қалып
кеткен. Лауазым _________________ Қолының толық атауы (жеке қолы) жазылуы Тіркеу
журналдары кіріс жəне шығыс құжаттарына, азаматтардың өтініштері мен оларға
берілген жауаптарға арналып жеке-жеке жасалады. Тіркеу журналдарына ұйымның
істер номенклатурасы бойынша міндетті түрде индекстері қойылады. Журнал
мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс: 1) жоғары тұрған органның жəне
ұйымның ресми атаулары; 2) журнал атауы; 3) ұйымның істер номенклатурасы бойынша
журнал индексі; 175 4) журналдың іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі басталған
жəне аяқталған күндері. Іс қағаздарын жүргізу қызметі бойынша журналдың
басталған жəне аяқталған күндері журнал мұқабасының оң жақ төменгі бұрышына
салынады. Басталу күні бірінші құжаттың, аяқталу датасы – соңғы құжаттың
тіркелген күндері болып есептеледі. Журналға тіркеу жыл бойы жүргізіледі. Тіркеу
процесі барысында жыл аяқталмай журнал бітіп қалатын болса, жаңа журналға тіркеу
жұмыстары жыл аяғына дейін алдыңғы журналдағы тіркеу нөмірлерін жалғастыра
отырып жүргізіледі. Кіріс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай
бағандар болады: 1) кіріс құжатының реттік нөмірі; 2) кіріс құжатының келіп
түскен күні жəне тіркеу нөмірі; 3) корреспондент, кіріс құжатының жіберілген
күні жəне тіркеу нөмірі; 4) кіріс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы; 5)
бұрыштама немесе құжатты орындау міндеті кімге жүктелді; 6) құжаттың орындалғаны
туралы белгі; 7) ескертпе. Шығыс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде
мынадай бағандар болады: 1) шығыс құжатының реттік нөмірі; 2) шығыс құжатының
келіп түскен күні жəне тіркеу нөмірі; 3) корреспондент; 4) шығыс құжатының
қысқаша мазмұны немесе тақырыбы; 5) шығыс құжаты көшірмесінің іске тіркеуге
жіберілгені туралы белгі; 6) ескертпе. Құжат айналымы көлемді ұйымдарда (жылына
600 құжаттан астам) тіркеу жұмыстары тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау)
карточкалары арқылы жүргізіледі. Тіркеу-бақылау (электронды тіркеубақылау)
карточкаларына мынадай міндетті бағандар белгіленеді: 1) құжат авторы
(корреспондент); 2) құжат түрі; 3) құжат күні; 4) құжат нөмірі; 5) келіп түскен
уақыты; 6) түскен нөмірі; 7) құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны; 8)
бұрыштама; 9) орындалу мерзімі; 10) орындалғаны туралы белгі; 11) іске
жіберілгені туралы белгі; 12) бақылау туралы белгі; 176 13) ескертпе.
Тіркеу-бақылау карточкасына қосымша бағандар ендіруге болады. Мысалы: парақ
саны, қосымшалар туралы, құжаттың алынғандығы туралы белгі жəне т.б. Құжаттарды
жедел іздестіру мақсатында тіркеу-бақылау карточкаларынан анықтамалық,
бақылау-анықтамалық, ақпараттықанықтамалық картотекалар, азаматтар өтініштері
бойынша картотекалар, нормативтік құқықтық актілердің, өкімдік құжаттардың
т.б.-дың тақырыптық картотекалары жасалады. Картотекалар жасау оларды пайдалану
мақсатына байланысты белгілі бір схемамен жүзеге асырылады. Мəселен, Қазақстан
Республикасы Үкіметі құжаттарына, азаматтар өтініштеріне арналған картотекалар –
корреспонденттер бойынша, өкімдік құжаттарға арналған картотекалар – ұйымдардың
құрылымдық бөлімшелері бойынша жасалады. Карточкалар əр тараудың өз ішінде
хронологиялық тəртіппен жүйеленеді. Тек азаматтар өтініштеріне арналған
карточкаларды жүйелеу – алфавиттік ретпен жүргізіледі. Орындалмаған құжаттардың
анықтамалық картотекасы корреспонденттер, құрылымдық бөлімшелер, орындаушылар
немесе орындау мерзімдері бойынша жүйеленеді. Бұл картотека құжаттарды орындау
процесінде оларды жедел іздеп табу үшін жасалады. Электрондық тіркеу
карточкалары компьютер бойынша ақпараттық-іздестіру жұмыстарының негізі болып
табылады. Электрондық анықтама қызметі нақты бір құжат немесе нақты бір құжаттар
тобы бойынша олардың орындаушылары жайлы, географиясы туралы, корреспонденті,
құжат күні т.б. жөнінде кез келген сұраққа жауап беретіндей болуы тиіс.
Электрондық ақпарат орындалған құжаттар бойынша да, жұмыс үстіндегі құжаттар
жөнінде де, мұрағаттық мəліметтер базасында сақтаулы құжаттар туралы да деректер
алуды қамтамасыз етуі шарт.