17) Мұрағатқа өткізу тәртібі
Мұрағатқа
өткізу тәртібі
Мұрағат
шегіндегі құжаттарды топтастыру қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс
қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет,
республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары
ақпараттық табылмас қайнар көзі бола алады. Мұрағат шегіндегі құжаттардытар
фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін
де атқарады.
Іс
қағаздары – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің,
кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері,
атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын
басқаруды жетілдіруі, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда мұрағат шегіндегі
құжаттардытармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей
байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі
болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат
сияқты мұрағат шегіндегі құжаттардытар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару
істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты мұрағат шегіндегі
құжаттардытар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты
мұрағат шегіндегі құжаттардытармен, деректермен реттелген, дәйектелген
жүйесі.
Ұйымның
құрылымдық бөлімшелерінде мұрағат шегіндегі құжаттардытау мен мұрағат шегіндегі
құжаттардытаманы басқару процесіне орай негізгі және оперативті қызмет
түрлерінің әрқилы мәселелері бойынша мұрағат шегіндегі құжаттардытар кешені
түзіледі. Оларды іске тіркеу барысында жіктеу және жүйелеу қажет
болады.
Ағымдағы
іс жүргізу қызметінде істерді жасақтау Ұлттық мұрағат қоры мұрағат шегіндегі
құжаттардытарын жіктеудің алғашқы кезеңі болып табылады. Олардың бұдан әрі
жіктелуі ведомстволық сақтауға дайындау кезінде, ведомстволық мұрағатта және
қажет болған жағдайда мемлекеттік сақтауға келіп түскен кезінде
жүргізіледі.
Мұрағат
шегіндегі құжаттардытарды іске алғаш рет тіркеу жалпы мұрағат шегіндегі
құжаттарды бойынша жұмыс жүргізудегі неғұрлым жауапты кезеңдердің бірі болып
табылады. Бұған үлкен мән беріледі. Өйткені істердің сапалы жасақталуы кейінгі
жұмыс оперцияларын жеңілдетеді. Атапайтқанда:
−
ақпараттардыіздестірудіңжеделдігі,
−
тұрақтыжәнеуақытшасақталатыннемесежоюғабөлінетінмұрағатшегіндегіқұжаттардытардыіріктеупроцесініңжағдайы,
−
істергеғылымисипаттамажазужәнеоларғатізімдемежасаужұмыстарыныңжай-күйікөбіне-көпосыістердіңқалайжасақталғанынатікелейбайланыстыболады.
Курстық
жұмыстың тақырыбының мазмұнын ашуда келесідей міндеттер мен мақсаттар алға
қойылып отыр:
−
іс қағаздарын жүргізудің теориялық аспектілерін зерттеу
−
істерді жасақтау мен мұрағат шегіндегі құжаттардытарды топтастырудың жалпы
ережесі
−
іс жасақтауда қолданылатын топтау белгілері
−
мұрағат шегіндегі құжаттардытарды іске тіркеудің өзіндік
ерекшеліктері
−
келіп түскен мұрағат шегіндегі құжаттардытармен жүргізілетін жұмыс
технологиясы
мұрағат
шегіндегі құжаттардытарды тіркеу орындалуын бақылау, есепке
алу
«Қазақстанда мұрағат
ісінің ұйымдастырылуы» атты
екінші тарау үш бөлімнен тұрады. Тарихсыз - мемлекет жоқ
екендігі де ақиқат,
оның әр беті құжаттық жадының алып қазынасы болып
табылады.
Қоғамның
бай тарихи тәжірибесін жан-жақты, ауқымды бейнелейтін мұрағат және ондағы
сақталған құжаттардың құндылығы мен маңыздылығы ерекше. Еліміздің аса бай рухани
қазынасы болып табылатын мұрағат ісі ХҮІІІ ғасырдан бастау алады. Қазақстан
Республикасы Министрлер Кабинетінің 1995 жылғы 17 тамызындағы «Қазақстандағы
мұрағат ісіне 200 жыл» атты қаулысында Қазақстан тарихында мұрағат ісінің пайда
болуын былайша атап көрсетеді: «Алғашқы мұрағат Батыс Қазақстан аймағындағы Ішкі
Ордада» қалыптасып Бөкей хандығының мұрағаты атауымен белгілі болды делінген
[37]. Ішкі Ордадағы мұрағат ісінің бастауында Әбілқайыр ханның ұрпағы Бөкей
сұлтан тұрды. Ішкі Ордада мұрағат ісінің жүргізілуі ісін одан әрі жалғастырған
Жәңгір Бөкейұлы болғандығын 1925 жылғы 9 мамырда Бөкей губерниясы мұрағаты
бюросының есебінде атап көрсетілді. Қазақстандағы мұрағат ісінің дамуына РКФСР
Халық Комиссарлар Кеңесінің төрағасы В.И.Лениннің 1918 жылғы 1 маусымдағы
«РКФСР-дағы мұрағат ісін қайта құру және орталықтандыру туралы» атты Декреті
өзінің игі ықпалын тигізді [38, 1-2 пп.].
Декретте
көрсетілгендей:
мұрағат құжаттары бүкіл халықтық меншік болып табылды;
мұрағат құжаттарын сақтаудың орталықтандыру ісін жетілдіру;
мұрағаттардың құжаттарды жинақтауда ведомствалармен өзара тығыз байланыс орнату;
мұрағат қорларын жинақтауды ұтымды ұйымдастыру және пайдалану мәселелері күн тәртібінде тұрды.
Декретке
қол қоюдың нәтижесінде:
ведомстволық мекемелер ретінде жіктелген үкіметтік мекемелердің барлық мұрағаттық жүйесі жойылып, оларда жинақталған істер мен құжаттар түгелдей біртұтас мемлекеттік мұрағат қоры деп жарияланды.
жинақталған мемлекеттік мұрағат қорын меңгеру мұрағат ісінің Бас басқармасына жүктелді.
ұйымдарда, мекемелерде қандай да болсын істер мен жазбаларды, басқа да іс қағаздарды өз бетінше жоюға тыйым салынды;
мемлекеттік мұрағат қорын ғылыми тұрғыда тиімді пайдалану және дұрыс сақтау үшін оның бөліктері мұрағат ісін орталықтандыру қағидасы негізінде біріктірілетін болды.
Декреттің
нәтижесінде мұрағаттарда жинақталған құнды тарихи құжаттар заң жүзінде халықтың
игілігі ретінде бекітілді. Декреттің екінші тармағы бойынша мемлекеттік мұрағат
қорын меңгеру мұрағат Бас басқармасына жүктелді. Кеңес үкіметі бұл декреттен
кейін де ел аумағындағы мұрағаттардың сақталуы мен оны қорғау ісі туралы төрт
акті қабылдады [39, 5-7, 11-12 пп.].
Кеңес
өкіметінің мұрағат істері туралы қабылданған актілері Қазақстанда азамат соғысы
аяқталған соң іле-шала жүзеге асырыла бастады.
Алдымен
Қазақ әскери революциялық комитетінің бастамасымен кеңес органдары мен
жергілікті тұрғындарға үндеу тастады. Үндеуде құрылған губерниялық мұрағат
қорына төңкерістен бұрынғы «қараусыз» қалған құжаттарды, усадьба, имениелерде
табылған және жеке тұлғаларда жинақталған материалдарды тапсыру қажеттілігі
туралы атап көрсетілді. Бұл атқарылатын шаралардың маңыздылығын ескере отырып,
сол кезеңдегі баспасөз материалдарын жинақтауда назарға
алынды.
1919
жылдың 5 қыркүйегінде Түркістан АКСР Орталық Атқару Комитеті республикада
мұрағат ісін ұйымдастыру жөнінде қаулы қабылдады. Қаулы бойынша жергілікті
әкімшілік органдарына облыстық мұрағат бюроларын ұйымдастыру ісі жүктелді. 1920
жылдың басында Қазақ өлкелік Бас мұрағат басқармасы бөлімі, ал қазан айынан
Қазақ республикасы Бас мұрағат басқармасы болып, ол республиканың мемлекеттік
мұрағат қызметін жандандырды.
Қазақстандағы
мұрағат құрылысының тарихы үш дәуірді, яғни революцияға дейінгі, кеңестік және
егемендік кезеңдерді бастан кешірді.
1920-1921
жылдар аралығында Түркістан АКСР-дағы мұрағат ісінің жағдайы туралы мұрағат Бас
басқармасына жолданған қатынас қағазда Түркістан мұрағаты қорына бастауын 1830
жылдан алатын Батыс Сібірге қарасты Жетісу облысы, Сырдария облысы мұрағат
басқармасының қарайтынын және Түркістан өлкесі тарихының білгірлері С.М.Семенов,
А.Диваев, М.Вяткин қызмет атқаратыны және мұрағат Бас басқармасы алқасының
қаулысы негізінде 1919 жылдың 31 қазанындағы № 161 бұйрықпен Түркістан
өлкесіндегі мұрағат ісін ұйымдастыру үшін мұрағат Бас басқармасының өкілі
ретінде жұмысқа кіріскенін қаржы Халық Комиссарының орынбасары Көшербаев
хабарлайды [40, л. 1-2]. 1920-1923 жылдар аралығында Қазақстанда мұрағат ісін
ұйымдастыру күрделі кезеңді бастан кешті. Мұрағат ісін басқару органдары тікелей
мұрағат Бас басқармасынан келіп түскен нұсқаулармен жұмыс жасауға мәжбүр
болды. Мұрағатшылардан
жауапкершілік,
өз істеріне деген берілгендік, қатаң тәртіп талап етілді. Сонымен бірге
Қазақстан территориясының кейбір аймақтары әкімшілік басқару жағынан РКФСР Сібір
ревком және Түркістан АКСР құрамына қарауының нәтижесінде мұрағат ісін
басқаратын үш орталық Орынбор, Омбы және Ташкент қалаларында болды. 1920 жылы 26
тамызда Қазақ Автономиялы Кеңестік Социалистік Республикасының құрылуына және
Ақмола мен Семей облыстары Қазақ АКСР құрамына енуіне байланысты Сібір
ревкомитеті жанындағы мұрағат басқармасы басшылығының жүргізіп келген
нұсқауларының күші жойылды.
Кеңес
үкіметінің алғашқы жылдарынан РКФСР-дың барлық территориясында мұрағаттық
мекемелерді құру қолға алына бастады. Қазақстандағы мұрағаттық мекемелердің
құрылу тарихы бұрынғы Одақтың мұрағаттар тарихымен тығыз байланысты.
Республикадағы алғашқы мұрағат мекемелерінің жүйесі құрылуының бастауында
Орынбор-Торғай губерниялық мұрағаты тұрды. Бұл құрылған губерниялық мұрағаттың
алғашқы қызметкерлері губерниялық мұрағаттың меңгерушісі А.П.Михайлов, аға
архивариус міндетін атқарған Н.Л.Билярский, кіші архивариус міндетін атқарушы
Д.С.Медведев және хатшы міндетін атқарушы А.А.Гумилевский болды [41, 37 п.].
1920 жылдың 20 наурызында Семей губерниялық мұрағат басқармасы құрылып еліміздің
алғашқы мұрағат мекемелерінің көш басында болды. Алғашқы жылдары бұл губерниялық
мұрағат Сібір өлкелік басқармасының қарауында болған еді. Сол жылдың қазан
айынан Семей губерниясы Қазақ АКСР құрамына берілуіне орай 1921 жылдың 10
мамырынан бастап Қазақ АКСР Халық Ағарту Комиссариатына қарасты мұрағат
басқармасы қарамағына берілді. Семей облыстық мемлекеттік мұрағаты Қазақстандағы
тұңғыш ғылыми-зерттеу мекемелерінің қатарынан саналады. 1921 жылдың күзінде
Орталық өлкелік мұрағаты құрылып, губерния мұрағаттары туралы Ереже бекітілді.
Мұрағаттар туралы ереженің бекітілуі көптеген шараларды жүзеге асуына зор
ықпалын тигізді.
1923
жылы 1 қыркүйекте Орал губерниялық атқару комитеті Орал губерниялық мұрағат
бюросын құру туралы шешім қабылдады. Бірақта жылдың аяғына қарай қабылданған
шешімді жүзеге асыруға мүмкіншілік болмады, себебі қаржының жоқтығы қол байлау
болды. Орталық өлкелік мұрағаттың меңгерушісі А.Л.Мелков шілде айында іс
сапармен Ақтөбе губерниясына қарасты болыстардағы мұрағаттарды тексеріп,
қортындысы бойынша Ақтөбе мұрағат бюросын құру жұмыстары қолға алынды [42, л.
43]. Қазақ халқының тарихына қатысты маңызы зор құжаттар Бөкей Ордасы
мұрағатында сақталуда болатын. 1923 жылдың қазан айында Орда қаласында
губерниялық мұрағат қалыптасты. Сол жылдың 21 қазанында Қостанай губерниялық
мұрағат бюросы өз қызметін бастады. Адай революциялық комитеті жанынан 1923
жылдың 1 қарашасында Адай уездік мұрағаты бюросы құрылды. Онда 1 штаттық
бірлікте меңгеруші ғана қызмет атқарды.
1924
жылдың 1 қаңтарынан бастап Орал губерниялық мұрағат бюросы өз жұмысын бастаған
болатын. Қаңтар айында губерниялық мұрағат бюросының мұрағат қорына Орал
губерниялық статистика бюросының 15 бірлік іс келіп түсті, сол жылы Орал уездік
денсаулық сақтау бөлімінің, облыстық революциялық комитеті, губерниялық атқару
комитеті, губерниялық азық-түлік комитетінің қорлары қабылданса, жылдың аяғында
53 қорды құрайтын 15270 бірлік іс қабылданды. 1924 жылдың 27 қазанында Орал
губерниясы атқару комитетінің алқасының қаулысымен мұрағат бюросының
меңгерушілігіне Т.Т.Спожинцев тағайындалады [43, 26 п.].
Қазақстанның
солтүстік өлкесінде 1918-1920 жылдардағы азамат соғысының от жалынан, ақ
гвардияшылар бүлігінен, Колчак армиясы бөлімдерінің шегінуі кезінде революцияға
дейінгі мекемелердің құжаттары, Петропавл жұмысшы, шаруа және солдат депутаттары
кеңесінің, партия
комитетінің,
Кеңес үкіметінің құрылуы туралы екі вагон құжаттар өртеліп күлге айналды, қағаз
дағдарысы кезінде де көптеген құжаттар жойылды. 1924 жылы Орта Азия
республикаларын ұлттық межелеуден кейін Қазақстанға Жетісу облысының Алматы,
Жаркент, Лепсі, Қапал уездері және Пішпек уезінің қазақтар мекендеген аудандары
қосылғаны белгілі. Осыған орай Жетісу губерниялық мұрағат бюросы Түркістан
Республикасы Орталық мұрағаты басқаруынан Қазақ АКСР өлкелік мұрағат
басқармасына өтті. Сырдария губерниялық мұрағаты бюросы 1924 жылдың 1 қазанында
Шымкент қаласында ұйымдастырылды.
Ақмола
губерниялық мұрағаты 16 қазанда Петропавл қаласында ұйымдастырылып Солтүстік
Қазақстан аумағындағы алғашқы мұрағат мекемелерінің бірі болып мұрағатқа
құжаттарды қабылдауын бастады. Алғашқы құрылған кезеңінен бастап бұрынғы
таратылған және кеңес үкіметі органдары мен мекемелерінің құжаттарын қабылдауды
жүзеге асырды. 1924 жылдың қаңтар айында мұрағат өз қорына 1560 бірлік істі
құрайтын 6 қор құжаттарын қабылдады. Ал 1924 жылы 15 қазанда губерниялық
мұрағаты дәрежесіне теңестірілген Адай уездік мұрағат бюросы (Урицкий поселкасы)
болып қайта құрылды. Мұрағат деректері бойынша Маңғышлақта мұрағат ісінің
қалыптасуы өте қиыншылықпен жүргізілгеніне куә боламыз. Жердің шалғайлығы,
сауатты маман кадрлардың және ғимараттың болмауы т.б. өз әсерін
тигізді.
1928
жылдың тамызында республикамыздағы әкімшілік-территориялық өзгерістерге сәйкес,
Қазақстан Орталық мұрағатына қарасты губерниялық мұрағаттар жойылып, олардың
базасы негізінде округтік мұрағаттар құрылды.
Петропавл,
Ақтөбе, Қостанай, Сырдария, Семей, Орал, Адай, Алматы, Павлодар, Қарқаралы,
Ақмола, Қызылорда, Гурьев округтік мұрағат бюролары және Қарақалпақ облысы
мұрағат бюролары болды.
Орталық
мұрағат басқармасы жергілікті мұрағат бюроларына губерниялық, уездік әкімшілік
бөлімдерінің құжаттарының құндылығын анықтағанда мұрағат органының өкілдері
қатыстырылуына көңіл бөлді. Мысалы, Қазақстан Орталық мұрағатының меңгерушісі
Н.Я.Болотников пен Қызылорда окргугтік мұрағат бюросы меңгерушісі міндетін
атқарушы Х.И.Тажбенов арасында жасалған актіде Қызылорда қаласындағы
мекемелерден қабылданған құжаттардың құндылығын анықтап 17 қорды және Орынбор
округі мұрағат бюросына тиісті 21 қорды өзара қабылдап алған [44, 1п.].
1928-1929 жылдары жүргізілген мұрағаттардағы маклатура тапсыру науқаны зор
шығынға ұшыратты. Осы жүргізілген науқан Қазақстан тарихына қатысты құнды да
деректі материалдардың жойылуына әкеліп соқтырды. Семей мұрағатындағы облыс
көлеміндегі азамат соғысына қатысты материалдар түгелге жуық макулатурға
тапсырылды. Осындай жағдай Петропавл қаласында да қалыптасып, 2 вагон мұрағат
материалдары байқау комиссиясының келісімінсіз жойылды. «Еңбекші қазақ» газет
редакциясы, кеңес сауда
қызметкерлерінің одағы,
су шаруашылығы сияқты кейбір мекемелер Орталық мұрағаттың келісімінсіз өздерінің
барлық мұрағаттарын жойып жіберген. Бұл келеңсіз жағдайлардың орын алуына
жергілікті мұрағат мекемелерінің мұрағат ісіне айырықша мән бермеуінің
салдарынан орын алды. Жергілікті мұрағат органдарында шала сауатты, тәжірибесіз
қызметкерлердің жұмыс жасауының нәтижесінде осылайша қағаз дайындау
фабрикаларына бағалы мұрағат қорларын өткізіп жіберуге әкеліп соқтырды. Көптеген
жергілікті мұрағат мекемелерінде өз ісін білетін білікті кадрлардың болмауы да
әсерін тигізді. 1930 жылы округтік мұрағат бюролары таратылып, ауданаралық
мұрағат бюролары болып құрылғанымен, ол көп кешікпей 1931 жылдың басында
таратылды. Таратылған мұрағат бюроларының орынына Орталық мұрағаттың 3 бөлімшесі
ретінде Семей, Петропавл, Орал мұрағаттары құрылды. Орталық мұрағаттың негізгі
базасы болып Орал мұрағаты болып белгіленді. 1930 жылдың 2 желтоқсан күні болған
Қазақ АКСР Халық Комиссарлар Кеңесі мен Орталық Атқару Комитетінің біріккен
мәжілісінде «Қазақ АКСР Орталық мұрағат басқармасы туралы Ережені» бекітеді.
1941 жылы 29 наурызда КСРО ХКК-нің № 723 қаулысы бойынша КСРО Мемлекеттік
мұрағат қоры туралы ереже бекітілді.
Сұрапыл
соғыс уақытында яғни 1942 жылдың қаңтар айында Қазақ КСР ІІХК-ның Мұрағат бөлімі
Қазақ КСР ІІХК-ның мемлекеттік мұрағаттар бөлімі болып, ал ІІХК басқармасының
облыстық мұрағат бөлімдері ІІХК басқармасының облыстық мемлекеттік мұрағат
бөлімдері деп аталды.
1944
жылдың ақпан айында Қазақ КСР ІІХК мемлекеттік мұрағат бөлімі Қазақ КСР ІІХК
мемлекеттік мұрағат Басқармасы атауымен қайта құрылды. Атауы өзгергенімен
атқаратын функциясы мен қызмет аясы өзгеріссіз қалды. 1950 жылы Мұрағат
басқармасы жанынан әдістемелік комиссия және жаңа өнер табыстар мен жұмыс
процесін жетілдіру мақсатындағы бюро ұйымдастырылды.
Ал,
1953 жылдың қараша айынан бастап мұрағат басқармасы тарапынан ғылыми-әдістемелік
жұмыстарды жандандыру, жұмыс тәжірибесін жан-жақты бөлісіп, талдау мақсатында
ғылыми-ақпараттық бюллетеньдер шығара бастады. КСРО Министрлер Кеңесінің мұрағат
ісін жетілдіру мақсатында қаулысы шықты. Қаулыны жүзеге асыру мақсатында Қазақ
КСР Министрлер Кеңесі 1964 жылдың 6 қаңтарында № 25 «Қазақ КСР-дағы мұрағат ісін
одан әрі жақсарту туралы» қаулысын қабылдаған болатын. Қаулыда Қазақ КСР
Министрлер Кеңесі жанындағы Мұрағат басқармасы тарапындағы кемшіліктер жан-жақты
атап көрсетілді. 1972 жылдың 27 қарашасында Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің
қаулысымен Мұрағат басқармасы Қазақ КСР Министрлер Кеңесі жанындағы мұрағат Бас
басқармасы болып өзгерді. Қазақ КСР Министрлер Кеңесінің 1978 жылдың 6
қаңтарындағы № 9 «Қазақ КСР Министрлер Кеңесі жанындағы мұрағат Бас
басқармасының орталық аппаратының штаттық бірлігі және құрылымы туралы»
қаулысында атап көрсетілгендей 39 штаттық бірлік, басқарма бастығы Қаржы
министрлігімен келісе отырып орталық аппараттың штатын
бекітті.
КСРО
Министрлер Кеңесі 1980 жылы 4 сәуірдегі № 274 қаулысымен «КСРО-ның Мемлекеттік
мұрағат қоры туралы» Ережені бекітті. Қабылданған Ережеде КСРО-ның Мемлекет
қорының құжаттары бүкіл кеңес халқының ортақ игілігі болып табылады және олар
мемлекет тарапынан қорғалады делінді. Бұл құжаттарды қорғау мен пайдалану
ережелерін қатаң сақтау, олардың сақталуына қамқорлық жасау КСРО-ның мемлекеттік
және қоғамдық ұйымдардың маңызды міндеті, азаматтарының борышы мен парызы
екендігі атап көрсетілді.
1980-1990 жылдары
мұрағат Бас басқармасы республикадағы мұрағат мекемелер жүйесіне басшылық
жұмыстарын жүргізіп, мұрағат құрылысындағы атқарылған істерге зор
жауапкершілікпен қарады.
«Қазақстандағы мұрағат құжаттарын сақтаудың
тарихи тәжірибесі» деп аталатын үшінші тарауда мұрағатта қорларды
сақтау, есебін жүргізумен қатар оларды түптеу, жаңарту, мәтіні өше
бастаған
Құжаттарды мемлекеттік сақтауға беру мәселесі мұрағат құрылысының алғашқы жылдарында күрделі де өткір тұрды. 1918-1921 жылдары мұрағат органдары тарапынан ең басты мақсат құжаттарды жойылудан сақтау мәселесі алдыңғы орында тұрды. Құжаттарды есепке алу жұмыстары 1921-1929 жылдары аса қиыншылықтармен жүргізілді. Азамат соғысы жылдарында көптеген мұрағат құжаттары өртеліп, тоналды, отын ретінде пайдаланылды. Құжаттарды сақтау ұзақ уақыт бойы тәртіпке келтірілмеді, көп жағдайда құжаттар шашылған, ретсіз, тәртіптелмеген жағдайда ғана сақталды. Құжаттарды сақтау туралы 1919 жылғы 31 наурыздағы РКФСР ХКК-нің декретінде атап өтілді. Мекемелердегі аяқталған істер 5 жыл уақыт өзінде сақталып, кейін тиісті мемлекеттік мұрағатқа өткізілуі тиіс болатын. Еліміздің тарихына қатысты көптеген құжаттар мен материалдар түрлі ведомстволардың қоймаларында қалдырылды. Ал, олардың көпшілігі Ұлттық Қауіпсіздік комитетінде, Бас Прокуратурада, Ішкі істер министрлігінде сақталуда [34, 150-151 бб.]. 1924-1925 жылдарға дейін көптеген Халық Комиссариаттары Орталық мұрағатқа өздерінің революциядан кейінгіде жинақталған құжаттарын өткізбеді. Жергілікті жерлерде мұрағат құжаттарын сақтау ісіне аса мән берілмеді. 1925 жылы Қазақстан мұрағат қоймаларындағы жинақталған қорлардың есебінде 30 астам қор болса, 1925-1936 жылдар аралығында қор саны 30-дан 2494-ке өсті. Орталыққа мұрағатқа келіп түскен қорлар мұрағат қоры кітабына және есеп карточкаларына енгізіліп, көшірмелері РКСФР Орталық мұрағат басқармасына жіберіледі. Осыған байланысты РКФСР ХКК-нің төрағасы А.И.Рыков қол қойған 1926 жылдың 13 наурызындағы «РКФСР Орталық мұрағатына мұрағат материалдарын тапсыру туралы» арнайы қаулысы қабылданды. Қабылданған қаулыда бұл тәртіпті бұзғандар қылмыстық жауапкершілікке тарту жөнінде тармақта болуының өзі-ақ көп нәрсені аңғартса керек. Құжаттарды сақтау мәселесі 1928 жылғы 16 шілдедегі БОАК Президиумының жергілікті жерлердегі мұрағат ісін жақсарту шаралары туралы циркулярлық хатында да қарастырылған болатын. Циркулярлық хатта орталық атқару комитеттері және губерниялық атқару комитеттері тарапынан мұрағат ісіне жеткілікті дәрежеде көңіл бөлінбей отырғандығы атап өтіліп, мұрағаттарға арнайы мұрағаттық-техникалық және өрт қауіпсіздігі қамтамасыз етілген, ыңғайлы жабдықталған ғимараттар, үй-жайлар, бөлмелерді қарастыруды жүктеді. 1928 жылдың 17-19 қаңтарында Москвада өткен мұрағат меңгерушілерінің кеңесінде де елі аумағында жаңа типтік жобадағы мұрағат ғимараттарын салуды қарастырды. Қазақстан тарихына қатысты көптеген мұрағат құжаттары Орынбор, Омбы, Саратов, Уфа, Астрахан, Москва, Ленинград, Қазан, Ташкент т.б. мұрағаттарында жинақталған еді. Сондықтан мұрағат қорларын жинақтау жұмыстарында да күрделі әрі қайшылықты жағдайлар қалыптасты. Орынбор, Омбы, Астрахан мұрағаттарындағы еліміздің тарихына қатысты құжаттар мұрағат қызметкерлерінің зор еңбектерінің нәтижесінде қайтарылып есепке алынды. Тек 1929 жылы ғана Одақ бойынша 50 пайыз мұрағат құжаттары реттеліп, тәртіпке келтіріліп сақтауға өткізілді.