2) Іс қағаздардың түрлері
Іс
қағаздардың түрлері
Іс
қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына,
жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне
қарап топтастыруға болады.
Іс
қағаздары мазмұны мен қызметіне қарай үш топқа бөлінеді.
1-ші
топ. Жеке адам өміріне қатысты құжаттар.
2-ші
топ. Азаматтық қарым-қатынасты реттейтін құжаттар.
3-ші
топ. Басқару, ұйымдастыру қызметіне қатысты құжаттар.
Жеке
адам өміріне қатысты іс-қағаздары: Түйіндеме, Өмірбаян, Жеке іс парағы, Өтініш,
Арыз, Мінездеме, Кепілдеме, Визит карточкасы, Анықтама,
Жеделхат.
Азаматтық
қарым- қатынастарды реттейтін іс-қағаздары: Қолхат, Кепілхат, Сенімхат, Өтінім,
Тапсырыс, Келісімшарт, Шарт, Еңбек шарты, Еңбек келісімі
Басқару,
ұйымдастыру қызметіне қатысты іс-қағаздары: Хаттама, Қызметтік хаттар,
Хабарландыру, Бұйрық, Жарлық, Үкім, Өкім, Жарғы, Ереже, Қаулы,
Шешім
Формасына
қарай:
•
Типтік;
•
Трафареттік;
•
Еркін мәтінді болып бөлінеді.
1.
Типтік ісқағаздары деп қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын ісқағаздарын
айтамыз. Мысалы: арыз, өтініш т.б.
2.
Трафареттік ісқағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала баспаханалық
әдіспен басылып дайындалған құжаттарды ай- тамыз.
Мәтіннің
алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы: студенттің
белгілі бір оқу орнында оқитынын растайтын студенттік билет, анықтама т.б. Мұнда
студенттің аты-жөні, тегі, оқитын бөлімі мен курсы жазылатын арнайы орын
қалдырылып, қалған бөлігі баспаханалық әдіспен басылып, алдын ала
дайындалады.
3.
Еркін мәтінді ісқағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша жазылмайтын құжаттар
жатады. Мысалы: пікір. Еркін мәтінді ісқағаздарын безендіруде де жалпы
ісқағаздарына қойылатын талаптар сақталады.
Қолданылу
орнына қарай:
•
Мекемеішілік;
•
Мекемеаралық;
•
Мемлекеттік;
•
Халықаралық болып бөлінеді.
Шығу,
жасалу сатысына қарай:
•
түпнұсқалық;
•
көшірмелік болып бөлінеді.
Түпнұсқалық
ісқағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал)
жатады.
Ал
көшірмелік ісқағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып
алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. М: Көшірмелік
ісқағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың
көшірмесі т.б.), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т.б.),
дубликатын жатқызуға болады.
Үзінді
– құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін
нұсқасы.
Дубликат
– құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей
көшірмесі
Кез
келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар.
Құжат көшірмелерінің көшірме екендігі расталып, қол қойылып, мөр басылғанда ғана
заңды күші бар.
Құжат
жасаудың және сақтаудың жүйесі ұйымдық басқару құжаттары болып табылады. Бұған
келесілер жатады:
ұйымдық
басқару
жеке
құрам бойынша құжаттар
қаржылық
бухгалтерлік
ақпараттық
анықтамалық құжаттар.
Ең
алдымен ұйымдық құжаттар. Олар:
Құрылым
және штат саны.
штаттық
кесте
лауазымдық
нұсқаулық
«Қызметкерлер
туралы» ереже
Құрылтай
құжаттары болып бөлінеді.
Басқару
құжаттары келесілер:
Бұйрықтар
(приказ)
Өкімдер
(распоряжения)
Нұсқау
(указания)
Шешім
(қаулы) (Решение (постановление))
Ақпараттық
анықтамалық құжаттардың қатарына:
Хаттар.
Оның ішіне келесі хат түрлері жатады:қызметтік, ілеспе, хабарлама, жарнамалық,
шақыру, растау, ескертпе, кепілдік беру, бастама, коммерциялық, жауап
хаттар.
Актілер
Баяндау
хат (докладные записки)
Түсініктеме
Факстер
және электрондық пошта
анықтамалар
сенімхат:
ресми және жеке
телефонограммалар
шағым
(претензия)
Шағымға
жауап
талап
арыздар (исковые заявления)
шағымдану
(жалоба)
Іс
қағаздары – адамның күнделікті өмірінде жиі қолданылатын жазу үлгілері. Олар
белгілі бір қалыптасқан үлгі бойынша жазылады
Іс
қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен іс қағаздарын
жасау және солармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, атап айтқанда құжаттардың жүру
барысына, іздестіруге және сақтауға жағдай жасау қызметі.
Іс-қағаздарының
қызметтері:
-
жеке тұлғалар арасындағы қатынасты реттеуші;
-
жеке адам мен қоғам арасындағы қатынасты реттеуші;
-
әр түрлі мекеме, ұйымдардың өзара байланысын реттеуші;
-
мекеме, ұйым жұмысын ұйымдастыру тәртібін негіздеуші;
-
жеке адам мен қоғам өміріне қатысты оқиғаларды айғақтаушы;
-
мемлекеттік басқару ісін жүйелеуші;
-
тарихи құбылыстарды зерттеудің қайнар көзі;
-
мекеме мен ұйымның атқарған істерінің көрсеткіші;
-
мемлекеттік тілдің жүзеге асуының нақты көрсеткіші.
Іс
қағаздарының сипаттары:
-
саяси ( мемлекетішілік, мемлекетаралық, халықаралық
қатынастарда);
-
әлеуметтік ( қоғамдық-әлеуметтік қатынастарда);
-
ұйымдастырушылық( басқару қызметі жүйесінде);
-
құқықтық ( заңдық және жеке тұлғалар арасындағы
қатынастарда);
-
тарихи ( әр дәуірдің, қоғамдық сатының өзіндік ерекшеліктеріне сай
қатынастарда).
-
ресмилік ( міндетті түрде заңдық тұрғыда тіркелуінде).
Құжаттау
үрдісі элементтері:
-құжаттарды
дайындау;
-құжаттарды
жолдау, тіркеу;
-сырттан
келген құжаттарды қабылдау, тіркеу;
-құжаттарды
қолдануға дайындау;
-құжаттардың
жүзеге асырылуын бақылау;
-құжаттарды мұрағат қорына дайындау