16) Мұрағатқа немесе жоюға істерді дайындау тәртібі
Мұрағатқа
немесе жоюға істерді дайындау тәртібі
Құжаттарды
архивтік сақтау
Түрлі
нормативтік актілер мен корпоративтік процедуралар архивте көптеген құжаттардың,
мысалы, шартардың, жеке істердің, қаржы қағаздарының міндетті түрде ұзақ
уақыт сақталуын қажет етеді. Ұйымда құжаттарды сақтаудың кең таралған міндеттері
— бухгалтерлік құжаттарды сақтау және кадрлық құжаттарды сақтау.
Бухгалтерлік
құжаттарды, салық есебі құжаттарын сақтау ережелері, оның ішінде ақша құжаттарын
сақтау мерзімдері (жүкқұжат, шот-фактура, актілер, касса құжаттары, «бастапқы»
деп аталатын қатаң есептілік құжаттары) ҚР заңдарымен реттеледі және түрленеді
(сондай-ақ Кредиторлық берешекті басқару
бағдарламасын қараңыз). Сонымен қатар белгілі бір кезеңде
сақталатын құжаттардың саны көптеген мемлекеттік және коммерциялық компаниялар,
кәсіпорындар мен ұйымдар үшін сезінерлік мәселеге айналады. Тікелей компанияның
кеңсесінде құжаттарды ұзақ мерзім сақтау құжаттардың қозғалыс жылдамдығы мен
оның жұмыс тиімділігін тежеу үрдісін иеленеді, архивті ұстауға жұмсалатын
шығынның ұлғаюы туралы айтпаса да болады.
Жуырдағы
уақытқа дейін көпшілік компаниялар мен ұйымдар мұндай жағдайда қымбат кеңсе
кеңістігінен архивке аудан бөлуіне тура келді, сондай-ақ архивтің сақталуын өз
бетінше қамтамасыз етуге, персоналды құжаттарды архивке сақтауға дайындауды,
құжаттарды жүйелеу мен сақтауға үйретуге тура келді. Құжаттарды сақтаудың
жетілмеген шарттары, тозығы жеткен технологиялар және кадрлардың кетуі құжат
іздеуді баяулатып, көбіне олардың жоғалуына себеп болып жатады. ОСГ
компанияларға шығынды азайтып, тиімділікті арттыруға мүмкіндік беретін заманауи
балама шешім ұсынады — бұл құжаттардың архивтік сақталуын
ұйымдастыру.
Құжаттарды
сақтау қызметі, яғни көптеген құжат түрлерінің әрқайсысын сақтау мерзімдері мен
басқа да сақтау шарттарын тұрақты бақылай отырып, мамандандырылған архивтік
кешенде құжаттарды депозитарлық сақтауды ұйымдастыру — үлкен компнаиялар үшін
және қағаз түріндегі құжат айналымы үлкен компаниялар үшін жеке архивті қымбат
бағада ұстау мәселесінің дер кезіндегі шешімі.
Құжаттарды
архивте сақтау
Мәселенің
қиын болып көрінуіне қарамай, құжаттарды архивтік сақтауға дайындау және
құжаттарды архивке тапсыру едәуір жылдам өтеді. ОСГ сіздің құжаттарыңызды арнайы
құжаттар сақтауға арналған қораптарға қаптап, оларды тасымалдайды және өзінің
архивтік қоймаларына – құжаттар сақтау үшін кәсіби жабдықталған бөлме-жайларға
орналастырады.
Сенімділігі
мен құпиялығынан басқа, құжаттарды кеңседен тыс сақтау көптеген пайдалы
қасиеттерге ие. Сіз кез келген уақытта құжаттың скан-көшірмесін сұрата аласыз,
егер құжат бұрын е-Архив қызметіне сәйкес сканерленбеген болса, құжаттардың
түпнұсқасына тапсырыс бере аласыз, құжаттарды архивтік сақтаудың заңнамалық
мерзімдері аяқталған соң, құжаттарды құпия жоюға тапсырыс бере
аласыз.
ОСГ i-Архиві құжаттарды
сақтау және оларды басқару үдерісін жаңа сапалық деңгейге көтереді, Сіздің бүкіл
архивіңіздің құжаттарын архивте сақтау қамқорлығын ОСГ мамандарының қолына
тапсырады. Әрбір құжат туралы ақпарат сіздің жаңа онлайн деректер базасына
орналастырылады. Сіз кез келген құжатты сканерлеуге өтініш беріп, оны желі
бойынша ала аласыз немесе түпнұсқасын ОСГ курьерінің жеткізуіне тапсырыс бере
аласыз.
e-Архив
архивте құжаттардың құпия сақталуын ғана емес, сондай-ақ өзіңіздің бүкіл қағаз
архивіңіздің құжаттарын сканерленуін
(цифрлануын) қарастырады. Нәтижеде сіз толық электрондық архивке
ие боласыз, ал қағаз құжаттар ОСГ кәсіби архивтік қоймаларында сенімді
сақталады. Көз алдыңызда артық қағазсыз қазіргі заманғы кеңсені елестетіңіз.
Сонымен қатар сіздің қай жерде тұрғаныңызға қарамай, сізде сканерленген
құжаттардың барлық файлдарына тәулік бойы қолжетімділік пайда болады. Құжаттарды
электрондық нысанда сақтау сіздің аспаптар жиынтығыңызды негізгі сөздер және
құжат атрибуттары бойынша тез іздейтін теңдессіз функциямен байыта
түседі.
Құжаттарды
архивтік сақтауға дайындау
Құжаттарды
архивтік сақтауға дайындау мен өткізуді қойылған
мақсаттың бүкіл маңыздылығы мен байыптылығын жақсы түсінетін білікті мамандар
жүргізеді.
Құжаттарды
кеңседен тыс архивтік сақтау қаржы кеңістігін қарапайым үнемдеуден бастап,
архивтің өз бетінше жүргізілуіне жұмсалатын маңызды қаржы шығындарын сақтаумен
аяқтай отырып, көптеген артықшылықтар береді.
Мұрағат
немесе Архив (лат. archіvum) – тарихи маңызы бар құжаттар сақталатын мемлекет
арнаулы мекеме. Мекемелердің ескі құжаттарын сақтайтын бөлімі немесе жеке
тұлғаның өмірі мен қызметіне байланысты жинақталған жәдігерлер жиынтығы да архив
делінеді.
Қазiргi
архив жүргiзу
Жазба
деректерді жинастырып сақтау ісі тұңғыш рет Мысырда, Қытайда, Ежелгі Грекияда,
Римде, тағы басқа елдерде мемлекет дәрежеде қолға алынды. Қазақстанда дербес
архивтің пайда болуы Бөкей ордасы архивімен байланысты (18 ғасыр). Қазақстандағы
архив жүйесі (республика, салалық, аймақтық, т.с.с.) негізінен 20-ғасырдың
20–30-жылдары қалыптасты. Ұлттық архив ісінің бастауында А.Байтұрсынұлы,
С.Сейфуллин, М.Жолдыбаев сынды мәдениет қайраткерлері тұрды. Мемлекет А. 1921–38
жылы Қазақ АКСР-і Халық ағарту халкоматының, 1938–58 жылы Қазақ КСР-і Ішкі Істер
халкоматының қарамағында болды, 1958 жылдан Министрлер кеңесіне бағындырылды.
Облысы, ауданы архив жергілікті әкімшіліктерге қарады. Архив қызметінің басты
бағыттары: қор жинақтау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, қор құрамын
зерттеп, жүйелеу, ғылым анықтамалар мен көрсеткіштер жасау; құжаттарды
пайдалануды ұйымдастыру және жария ету. КСРО дәуірінде архив социализмді
дәріптеудің идеологиялық құралы болды. Республикадағы барлық құжаттар
айналымының 10%-ға жуығы коммунистік құндылықтар тұрғысынан мұқият сұрыпталып,
мемлекет сақтауға – архивке жинақталды. Құжаттардың біржақты іріктелуінің
салдарынан Қазақстанның шынайы тарихын бейнелейтін аса бағалы деректер архивке
түспей, біржола жойылып отырды. Ал архив қорындағы құжаттардың басым бөлігі
түрлі жасанды шектеулер қою арқылы зерттеушілерге берілмеді. Қазіргі архивтерде
дәстүрлі қағаз құжаттардың түпнұсқаларымен және көшірмелерімен қатар
фото-киноматериалдар, дыбыстық және бейнежазбалар, ақпараттың барлық жәдігерлер
түрлері сақталады. Архивтерде мәңгілік мерзімге сақталып, қорғалатын тарихи
деректер – мемлекеттің ішкі-сыртқы жағдайы, экономика, саяси-идеология
қатынастары туралы құжаттар Ұлттық байлықтың бір бөлігі болып табылады. Тәуелсіз
Қазақстан архивінің қызметіне халықаралық байланыстардың артуы оң ықпалын
тигізіп отыр.[1]
Қазақстан архившілері «Ғасыр соңындағы архивтер: өткен жолды бағалау және болашаққа көзқарас» тақырыбымен Архивтердің Халықар. кеңесі өткізген архивтің халықар. 13-конгресіне (Пекин, 2–7.09. 1996 жылы) қатысты.